home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Cream of the Crop 1 / Cream of the Crop 1.iso / BUSINESS / SAS50.ARJ / WHATS.NEW < prev   
Text File  |  1991-06-06  |  13KB  |  272 lines
  1.  
  2.       Additions to THE COMPLETE SALES AUTOMATION SYSTEM in version 3.5:
  3.  
  4.       1)   Items in inventory can now be flagged as "Taxable" or "Non-
  5.        Taxable" to allow for freight, shipping, labor, etc... to be
  6.         added here.
  7.  
  8.       2)   A 3rd price class has been added to the inventory file to allow
  9.        an additional pricing structure to be maintained.
  10.  
  11.       3)   Default Profit Margin calculations are now displayed when
  12.        adding a new inventory item assisting you in determining your
  13.        sale prices.     These margin percentages are maintained in the
  14.        COMPANY INFORMATION FILE under "Utilities" from the Main Menu.
  15.  
  16.       4)   The Order Summary Report has been re-worked to print more
  17.        financial information (sales tax collected, profit, etc..) as
  18.        well as totals.
  19.  
  20.       5)   Inventory comments have been enlarged to allow 3 lines to be
  21.        entered as well as printing them on the Quotations/Invoices.
  22.        This allows a more detailed description for each product sold
  23.        to be given.
  24.  
  25.       --------------------------------------------------------------------
  26.  
  27.       Additions to THE COMPLETE SALES AUTOMATION SYSTEM in version 4.0:
  28.  
  29.       1)   SAS is now NETWORK COMPATIBLE.  SAS has been tested
  30.        successfully on a Novell network system, and will allow sharing
  31.        the database files across multiple workstations.  Users can
  32.        Add, Delete, Change, etc.. any existing records with the new
  33.        data being available immediately to the other users on the
  34.        Network.
  35.  
  36.       2)   PRINTER SUPPORT has been IMPROVED in the following ways:
  37.        a) A new option on the COMPANY INFORMATION UTILITY MENU allows
  38.           setting your printer emulation to IBM or EPSON.  Prior
  39.           versions assumed IBM emulation and printers without this
  40.           would print ASCII characters in place of line draw
  41.           characters.
  42.        b) Reports are now formatted at 59 lines per page with
  43.           automatic form-feeds to allow compatibility with ALL
  44.           printers.     Prior versions were formatted at 66 lines which
  45.           caused page-overflow on laser printers.  The auto form-feed
  46.           addition allows dot-matrix printers to continue functioning
  47.           normally.
  48.  
  49.       3)   Vendors are now assigned a VENDOR NUMBER automatically.  You
  50.        can access your vendor list alphabetically by name, or
  51.        numerically by vendor number.
  52.  
  53.       4)   The "QUANTITY SOLD" per item on invoices has been increased to
  54.        99,999 allowing business who sell large quantities of "small
  55.        priced" items to use SAS.  The order total maximum remains at
  56.        $999,999.00.
  57.  
  58.  
  59.       5)   To allow room to display the larger quantities (#4 above) on
  60.        the Order Entry screen, the PRODUCT DESCRIPTION field has been
  61.        SHORTENED from 32 characters to 27 characters.  To compensate
  62.        for this however, the INVENTORY COMMENTS field has been renamed
  63.        to EXTENDED DESCRIPTION and lengthened from 3 lines of 32
  64.        characters to 4 lines of 27 characters.  Information previously
  65.        entered into this field will reformat properly (word-wrap) when
  66.        the field is entered into from the INVENTORY UPDATE form.
  67.  
  68.       6)   A NEW inventory description field called NOTES OF IMPORTANCE
  69.        has been added (4 lines of 27 characters) to allow addition of
  70.        technical notes on an inventory items that WILL NOT PRINT ON
  71.        INVOICES.  This replaces the possible loss of the intended use
  72.        of the comments field from the update made in version 3.5, when
  73.        comments became additional printed descriptions.
  74.  
  75.       7)   SAS now supports the use of extended and expanded memory for
  76.        large data files.  Consult the SAS.DOC file for more detailed
  77.        information.
  78.  
  79.       8)   A "BUG" has been fixed that caused line item in an invoice to
  80.        drop to the bottom of the displayed list when it was
  81.        re-accessed or changed.
  82.  
  83.       9)   In the COMPANY INFORMATION screen, a new default can be set for
  84.        the number of months to calculate finance payments.    Prior
  85.        versions had hard-coded the terms to 3-Yr., 4-Yr., & 5-Yr.
  86.  
  87.       10)  SCREEN COLORS and POP-UP WINDOW POSITIONS have been re-worked
  88.        to allow easier readability on monochrome monitors.
  89.  
  90.       11)  With the addition all of the features above, the SAS.EXE
  91.        program has been recompiled with OVERLAYS.  This has caused the
  92.        main file to grow in size from 180K to 625K (disk size).  Prior
  93.        versions were compressed with the LZEXE.EXE algorithm, whereas
  94.        this version cannot be compressed. The overlays allow SAS to
  95.        consume LESS memory when running.
  96.  
  97.       12)  A batch file named REPAIR.BAT is included to RESTRUCTURE all
  98.        SAS data files and indexes in the event of power loss and/or
  99.        data file errors.  If any data file errors occur, running the
  100.        REPAIR.BAT file will correct them.
  101.  
  102.       --------------------------------------------------------------------
  103.  
  104.       Additions to THE COMPLETE SALES AUTOMATION SYSTEM in version 4.00a:
  105.  
  106.       1)   A "BUG" has been fixed that caused the ORDER COST to
  107.        mis-calculate when the ORDER DETAIL TICKET was printed.
  108.  
  109.       --------------------------------------------------------------------
  110.  
  111.  
  112.       Additions to THE COMPLETE SALES AUTOMATION SYSTEM in version 4.1:
  113.  
  114.       1)   When adding a new line item to an order, you are given the
  115.        chance to edit the price is you wish. While this feature is not
  116.        new, you may now press ALT-F1 to insert Price Class 1, ALT-F2
  117.        to insert Price Class 2, and ALT-F3 to insert Price Class 3.
  118.        This will save you from looking at the complete inventory form
  119.        and allow discount pricing to be given "On-The-Fly".
  120.  
  121.       2)   A new function has been added to the UTILITY MENU to allow you
  122.        to MASS UPDATE your inventory pricing.  If you like to keep all
  123.        of your price classes consistent to the default margins and
  124.        your COSTS change frequently, this option will reset EACH PRICE
  125.        CLASS for ALL ITEMS to equal the DEFAULT PRICE CLASS MARGINS.
  126.  
  127.       --------------------------------------------------------------------
  128.  
  129.       Additions to THE COMPLETE SALES AUTOMATION SYSTEM in version 4.2:
  130.  
  131.       1)   A "BUG" has been fixed that caused page breaks to be
  132.        inconsistent when printing the Client, Vendor, or Order Summary
  133.        reports.
  134.  
  135.       --------------------------------------------------------------------
  136.  
  137.       Additions to THE COMPLETE SALES AUTOMATION SYSTEM in version 4.5:
  138.  
  139.       1)   All printer output may now be re-directed to either the Screen,
  140.        Printer (LPT1, LPT2, LPT3, or LPT4), or Disk file.  Also the
  141.        number of copies to print may be assigned.  The program will
  142.        automatically prompt for the desired output device each time a
  143.        print command is issued.
  144.  
  145.        IMPORTANT!!    This upgrade was possible only with the addition
  146.             of some low-level DOS calls that are NOT
  147.             compatible with most versions of the DOS command
  148.             FASTOPEN. If FASTOPEN appears in your AUTOEXEC.BAT
  149.             file it must be removed and your computer
  150.             re-booted before version 4.5 will run correctly.
  151.             Otherwise, an ILLEGAL DOS HANDLE error will occur.
  152.  
  153.       2)   When preparing to print an order, the SHIP TO address will now
  154.        default (and automatically fill in) the information from the
  155.        BILL TO address.  This information may be edited if necessary.
  156.  
  157.  
  158.       3)   For those who desire, you may print your orders on the
  159.        pre-printed letterhead of your company by BLANKING the fields
  160.        in the COMPANY INFORMATION FILE for Name, Address, City, State,
  161.        Zip Code, and Phone Number.    BLANKING these fields will leave a
  162.        6-line header at the top of an invoice for your letterhead.
  163.        Previously, punctuation marks and 0's would print where the Zip
  164.        Code and Phone Number would normally have been printed.
  165.  
  166.       4)   The maximum sales tax percentage allowable previously was
  167.        9.99%.  I have since learned that there are states with ??.???%
  168.        sales tax rates (an extension of 3 numbers AFTER the decimal)
  169.        SAS will now allow tax rates with 3 decimal numbers.
  170.  
  171.       5)   An additional field has been added to the ORDER DETAIL screen
  172.        when preparing to print an order that allows you to enter a
  173.        credit card authorization (approval) number.     This information
  174.        will print on your order after the expiration date next to the
  175.        line titled EXP/AUTH.
  176.  
  177.       6)   The "Quantity Sold" maximum for an individual line item has
  178.        been increased from 99,999 to 999,999 to allow business who
  179.        sell large amounts of "small priced" items to use SAS (Item #4
  180.        in the 4.0 update above was not enough for some!) The total
  181.        dollar amount of an order still retains the maximum of
  182.        $999,999.99.
  183.  
  184.       7)   The ZIP CODE field in the COMPANY, CLIENT, and VENDOR file has
  185.        converted from a NUMERIC ONLY field to an ALPHA NUMERIC field
  186.        to permit Canadian Zip Codes and other international countries.
  187.        Also, STATE has been lengthened from 2 to 3 characters, for
  188.        the longer required abbreviations of these countries.  The CITY
  189.        field was shortened from 18 characters to 17 characters to
  190.        allow these fields to display on the ORDER ENTRY screen.  If
  191.        you have any city names of 18 characters (doubtful) they will
  192.        be truncated to 17 during the data conversion process.
  193.  
  194.       8)   An option has been added to the report menu to print client
  195.        MAILING LABELS.
  196.  
  197.       9)   A new field has been added to the CLIENT database allowing you
  198.        to set a default PRICE CLASS for each client.  When adding a
  199.        new order in ORDER ENTRY this price class will be assumed and
  200.        entered into the order screen.  You may change it for any order
  201.        desired, it is only used to prompt as the default, so you do
  202.        not have to think about the price class you normally sell to
  203.        this client at.
  204.  
  205.       --------------------------------------------------------------------
  206.  
  207.  
  208.       Additions to THE COMPLETE SALES AUTOMATION SYSTEM in version 5.0:
  209.  
  210.       1)   Inventory quantities can now be tracked.  Qty on hand, Qty on
  211.        order, and minimum quantity.     Numerous inventory reports have
  212.        also been added.
  213.  
  214.       2)   Inventory items now have a GROUP field, which is used to
  215.        categorize inventory items into SUB-GROUPS for reports.
  216.  
  217.       3)   Invoice records are now LOCKED and can only be accessed from
  218.        the INVOICE RECORDS table.  This means that items sold on an
  219.        order will become a permanent part of that order, including
  220.        their cost and description.    Previously, if an items cost
  221.        changed, or an item was deleted from inventory that was sold on
  222.        an existing invoice, that invoice would have inconsistent order
  223.        cost and profit totals.  All orders are still entered through
  224.        ORDER ENTRY, and remain there if they are QUOTATIONS.  The
  225.        moment you make it an INVOICE, the complete record of that
  226.        INVOICE cannot be changed.
  227.  
  228.       4)   Invoice numbers are now generated SEPARATELY from quotation
  229.        numbers.  This will allow all invoices to be in a numerical
  230.        sequence regardless of the original date of the order.  The
  231.        quotation number and invoice number for all orders can also be
  232.        seen on the scrolling tables.
  233.  
  234.       5)   The sales tax report now shows TAXABLE and NON-TAXABLE sales
  235.        totals.
  236.  
  237.       6)   The salesmans name will print on each quotation / invoice.
  238.  
  239.       7)   Order summary reports can be generated for individual clients
  240.        or salespeople.
  241.  
  242.       8)   Packing slips may be printed for invoices.
  243.  
  244.       9)   Vendor mailing labels have been added.
  245.  
  246.       10)  Extended product descriptions can now be viewed for each item
  247.        on an order DIRECT from the Order Entry screen.
  248.  
  249.       --------------------------------------------------------------------
  250.  
  251.       Additions to THE COMPLETE SALES AUTOMATION SYSTEM in version 5.0a:
  252.  
  253.       1)   A "bug" was fixed that omitted the vendor information from the
  254.            order detail report.
  255.  
  256.       --------------------------------------------------------------------
  257.  
  258.       Additions to THE COMPLETE SALES AUTOMATION SYSTEM in version 5.0b:
  259.  
  260.       1)   A "bug" was fixed that omitted the cost information from the
  261.            order detail report.
  262.  
  263.       --------------------------------------------------------------------
  264.  
  265.       If you have obtained this version of SAS as SHAREWARE and are using
  266.       an earlier version of SAS (as un-registered SHAREWARE), your data
  267.       files WILL NOT be compatible.
  268.  
  269.       Registered Users receive the latest version WITH a data conversion
  270.       utility.
  271.  
  272.